為規(guī)范宜春市民政局各類(lèi)會(huì)議的組織管理，提升會(huì)議效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本細(xì)則，涵蓋會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)及會(huì)后總結(jié)全流程。
一、會(huì)前準(zhǔn)備
- 會(huì)議申請(qǐng)與審批：各部門(mén)需至少提前3個(gè)工作日提交《會(huì)議申請(qǐng)表》，經(jīng)局辦公室審批后統(tǒng)一安排。
- 場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型（如黨組會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)、接待會(huì)）配置會(huì)議室，確保桌椅擺放、音響設(shè)備、投影儀等符合需求。
- 材料準(zhǔn)備：會(huì)議通知、議程、相關(guān)文件應(yīng)提前1個(gè)工作日分發(fā)至參會(huì)人員，涉密材料須專(zhuān)人管理。
二、會(huì)中服務(wù)
- 簽到引導(dǎo)：設(shè)置簽到臺(tái)，安排工作人員引導(dǎo)參會(huì)人員入場(chǎng)，重要會(huì)議需核對(duì)身份信息。
- 設(shè)備保障：會(huì)議期間專(zhuān)人值守，確保音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備正常運(yùn)行，突發(fā)故障需5分鐘內(nèi)響應(yīng)。
- 記錄與協(xié)調(diào)：指定記錄員做好會(huì)議紀(jì)要，協(xié)調(diào)茶歇、餐飲等后勤服務(wù)，保障會(huì)議有序進(jìn)行。
三、會(huì)后總結(jié)
- 材料歸檔：會(huì)議紀(jì)要、簽到表、決議文件等應(yīng)在結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔，涉密資料按保密規(guī)定處理。
- 設(shè)施復(fù)位：檢查會(huì)議室設(shè)備，及時(shí)關(guān)閉電源、清理場(chǎng)地，確保下次會(huì)議正常使用。
- 反饋改進(jìn)：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或部門(mén)回訪收集意見(jiàn)，每季度形成服務(wù)改進(jìn)報(bào)告，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。
本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，各科室需嚴(yán)格遵循，共同推進(jìn)民政局會(huì)議服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。
